Responsable du traitement
Le responsable du traitement est ASWOD SAS, éditeur du site aswod.eu, du portail de commande et des applications ASWOD.
- Société
- ASWOD SAS
- Adresse
- à compléter
- Contact données personnelles
- contact@aswod.eu
L'entreprise cliente, en tant qu'employeur, reste responsable des informations qu'elle nous transmet sur ses salariés (création des comptes, attribution des points, départs).
Données traitées
Nous ne collectons que les données nécessaires à la commande et à la livraison des tenues :
Salariés des entreprises clientes
Nom, prénom, e-mail professionnel, fonction, service, matricule éventuel, adresse de livraison, tailles et articles commandés, historique des commandes, solde et mouvements de points.
Gestionnaires et contacts des entreprises clientes
Identité, coordonnées professionnelles, validations de commandes, attributions de points.
Personnes réceptionnant une livraison
Nom du signataire, signature tracée sur l'écran du livreur, date, heure et lieu de la remise du bon de livraison.
Prospects (formulaire de contact)
Entreprise, nom, e-mail, téléphone, effectif et contenu du message.
Utilisateurs connectés (tous espaces)
Identifiant, mot de passe chiffré, date de dernière connexion, journal des opérations effectuées.
Aucune donnée bancaire n'est collectée : aucun paiement par carte n'est proposé, les commandes sont facturées à l'entreprise.
Finalités & base légale
| Pourquoi | Base légale |
|---|---|
| Création et gestion des comptes du portail (gestionnaires, salariés) | Exécution du contrat conclu avec l'entreprise cliente |
| Prise de commande, catalogue autorisé, dotation en points, validation par le responsable | Exécution du contrat |
| Préparation, livraison et preuve de livraison (BL signé), suivi des reliquats | Exécution du contrat |
| Facturation, règlements, comptabilité | Exécution du contrat et obligations légales comptables et fiscales |
| Réponse aux demandes de devis envoyées depuis le site | Mesures précontractuelles prises à votre demande |
| Sécurité des accès et traçabilité des opérations | Intérêt légitime d'ASWOD à protéger ses services |
Les données ne sont jamais utilisées à des fins publicitaires ni cédées à des tiers.
Durées de conservation
- Compte salarié (identité, points)
- Pendant la relation contractuelle avec l'entreprise cliente. Le compte est désactivé dès que l'entreprise signale le départ du salarié, puis supprimé ou anonymisé au plus tard 3 ans après la fin de la relation.
- Commandes, bons de livraison signés, factures
- 10 ans à compter de la clôture de l'exercice (obligation comptable, article L123-22 du Code de commerce).
- Demandes de devis (prospects)
- 3 ans à compter du dernier échange, sauf si la demande aboutit à une relation commerciale.
- Journaux de connexion et d'activité
- 12 mois glissants.
Destinataires
- Les équipes ASWOD habilitées, chacune selon son profil (commerce, préparation, livraison, comptabilité) : un préparateur ne voit pas les factures, un livreur ne voit que ses tournées.
- Le gestionnaire de votre entreprise, pour les données des salariés de sa propre entreprise uniquement (comptes, commandes, points).
- Nos prestataires techniques (hébergement sur serveur dédié) et, le cas échéant, notre expert-comptable pour les factures, tenus à la confidentialité.
- Les autorités administratives ou judiciaires, uniquement lorsque la loi l'exige.
Hébergement
Toutes les données sont hébergées sur un serveur dédié situé dans l'Union européenne. Aucun transfert de données n'a lieu en dehors de l'Union européenne.
Sécurité
- Accès protégés : chaque espace (gestion, équipe, portail) nécessite un identifiant personnel et un mot de passe ; les droits sont attribués par profil.
- Mots de passe chiffrés : ils sont stockés sous une forme chiffrée irréversible ; personne, pas même ASWOD, ne peut les lire.
- Connexions sécurisées (HTTPS) et cookies de session protégés.
- Cloisonnement : une entreprise cliente n'accède qu'à ses propres données.
- Traçabilité : les opérations importantes (commandes, livraisons, changements de droits) sont journalisées.
Vos droits
Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés, vous disposez à tout moment des droits suivants :
Droit d'accès
Savoir quelles données nous détenons sur vous et en obtenir une copie.
Droit de rectification
Corriger une information inexacte ou incomplète.
Droit à l'effacement
Demander la suppression de vos données, sous réserve de nos obligations légales (factures).
Droit d'opposition
Vous opposer à un traitement fondé sur notre intérêt légitime.
Vous disposez également des droits à la limitation du traitement et à la portabilité de vos données. Pour les exercer, écrivez à contact@aswod.eu en précisant votre entreprise : nous répondons dans un délai d'un mois. Si vous êtes salarié d'une entreprise cliente, vous pouvez aussi vous adresser au gestionnaire de votre entreprise.
Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (cnil.fr).
Voir aussi nos mentions légales.